Na kim spoczywa obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Prawo jasno określa sposoby prowadzenia księgowości na potrzeby rozliczenia z fiskusem. Jedni przedsiębiorcy muszą prowadzić pełną księgowość, w przypadku innych wystarczy prowadzenie ksiąg rachunkowych. Kiedy mamy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości? Od czego to zależy?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych a ustawa

Na mocy ustawy o rachunkowości z dn. 29 września 1994 roku, pełną księgowość muszą prowadzić:

• przedsiębiorstwa w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej […] z dnia 5 lipca 2018r, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz osoby fizyczne - w poszczególnych przypadkach, które omówimy poniżej;
• obowiązek dotyczy również “jednostek organizacyjnych działających na podstawie prawa bankowego, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, o działalności ubezpieczeniowej, o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo kredytowych” - bez znaczenia jest wielkość przychodów;
• województwa, powiaty i gminy oraz ich związki, jednostki budżetowe i zakłady budżetowe;
• obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych istnieje również dla “przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych i ich oddziałów w rozumieniu przepisów o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej”;
• jednostek niewymienionych powyżej, jeśli jednostki te otrzymują na realizację zadań zleconych dotacje (albo subwencje) z budżetu państwa oraz budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - obowiązek prowadzenia ksiąg powstaje na początku roku obrotowego, w którym przyznane zostały im subwencje lub dotacje.

Sposób i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są dość skomplikowane, dlatego też większość firm prosi w tej materii o pomoc biuro rachunkowe. Grodzisk Mazowiecki, Warszawa, Kraków i inne większe miasta oferują dużą dostępność usług rachunkowych.

Limit przychodów a księgi rachunkowe

Ustawodawca, określając katalog jednostek zobowiązanych przepisami do prowadzenie pełnej księgowości, równocześnie jako kryterium wyznaczył wielkość przychodów. Jest to więc drugi, obok formy organizacyjno - prawnej, warunek, którego spełnienie nakłada na przedsiębiorstwo obowiązek prowadzenie pełnej księgowości.

Co do przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej […] z dnia 5 lipca 2018r, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskie oraz osób fizycznych - spoczywa na nich ciężar prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2000000 euro. Jeżeli więc jeden z wymienionych wyżej podmiot osiągnie wskazaną kwotę przychodu, musi prowadzić księgi rachunkowe.

Kto nie musi prowadzić ksiąg rachunkowych?

Od spółek partnerskich, osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku - nie wymaga się według ustawy o rachunkowości prowadzenia ksiąg rachunkowych , jeśli “ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 milionów euro”.

Podmioty te jednak mogą, na zasadzie dobrowolności, zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości zamiast księgi przychodów i rozchodów. I wiele zarządów decyduje się na taki właśnie krok, bowiem księgi rachunkowe mogą dostarczyć im sporej ilości niezwykle cennych informacji na temat procesów zachodzących w kwestii finansów przedsiębiorstwa.

Aby przedsiębiorca, na którego ustawa nie nakłada obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, mógł ją prowadzić, musi on przed rozpoczęciem roku obrotowego poinformować o takim zamiarze właściwy urząd skarbowy.

W jakim celu prowadzone są księgi rachunkowe? Służy zachowaniu przejrzystości działań finansowych danego przedsiębiorstwa lub jednostki poprzez dokumentowanie wszystkich zdarzeń finansowych, ponadto służy do celu rozliczenia podatkowego z fiskusem. W związku z tym powinna być prowadzona rzetelnie i starannie, zgodnie z porządkiem chronologicznym następujących zdarzeń.

Księgi rachunkowe składają się z kilku elementów - księgi głównej i sald księgi głównej, dziennika, ksiąg pomocniczych i sald ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i inwentarza.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli tak zwanej pełnej księgowości, nie należy do obowiązków każdego przedsiębiorcy. Ci, których na obowiązek ten spoczywa, muszą prowadzić je niezwykle rzetelnie i sumiennie - a ponieważ nie jest to zadanie proste, najlepszym wyjściem jest zlecenie jego realizacji doświadczonemu biuru rachunkowemu.