Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku - kontakt, kwerendy, dokumenty

Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku to oddział Archiwum Państwowego w Warszawie, który od 2013 roku gromadzi i udostępnia dokumentację pracowniczą z likwidowanych przedsiębiorstw. Przechowuje akta płacowe i osobowe pracowników, do których przechowywania zobowiązują przepisy, gdy pracodawca traci zdolność do ich właściwego zabezpieczenia. Zasób liczący ponad 37 tysięcy metrów bieżących dokumentacji obsługuje wnioski o świadectwa pracy, zaświadczenia o zarobkach oraz kwerendy genealogiczne — przy czym czas oczekiwania na odpowiedź sięga obecnie około roku.

Potrzebuję kontaktu i godzin otwarcia → Kontakt i godziny przyjęć Chcę sprawdzić, ile czeka się na dokumenty → Kwerendy i czas oczekiwania Chcę uzyskać informacje lub dostęp do akt → Sekcja Informacji i Udostępniania Zasobu Szukam wzoru wniosku lub poradnika → Przewodnik i formularze Chcę sprawdzić, jakiego rodzaju akta przechowuje archiwum → Struktura zasobu archiwalnego Szukam odpowiedzi na najczęstsze pytania → FAQ

Kontakt i godziny przyjęć

Oddział mieści się przy ul. Stefana Okrzei 1 w Milanówku. Archiwum prowadzi dwie odrębne ścieżki kontaktu: obsługę telefoniczną oraz przyjęcia osobiste, z istotnym ograniczeniem — telefonicznie uzyskasz informacje wyłącznie w sprawach dwóch konkretnych zakładów pracy. W pozostałych kwestiach konieczny jest wniosek pisemny.

Godziny przyjęć osobistych w poniedziałek (8:00-18:00) są dłuższe niż obsługa telefoniczna — we wtorki i środy, czwartki oraz piątki przyjęcia odbywają się w tych samych godzinach co kontakt telefoniczny (9:00-15:00).

Kwerendy i czas oczekiwania

Aktualny okres oczekiwania na odpowiedź wynosi około 12 miesięcy — termin ten może ulec zmianie w zależności od obłożenia archiwum. Wnioski realizowane są ściśle w kolejności wpływu, bez możliwości przyspieszenia w standardowej procedurze.

Istnieją jednak dwa wyjątki priorytetowe, które traktowane są poza kolejnością:

• Renty rodzinne — wniosek musi być opatrzony kserokopią aktu zgonu osoby, której dokumentacja dotyczy
• Renty chorobowe — wymagane jest orzeczenie ZUS lub dokumentacja medyczna potwierdzająca ciężką chorobę wnioskodawcy

W praktyce oznacza to, że jeśli potrzebujesz dokumentów do bieżącej sprawy emerytalno-rentowej lub z powodu poważnego stanu zdrowia, zgłoś to wraz z odpowiednimi załącznikami — archiwum uwzględni priorytet.

Sekcja Informacji i Udostępniania Zasobu

Za bezpośrednie udostępnianie zasobu archiwalnego oraz udzielanie informacji o przechowywanej dokumentacji odpowiada Sekcja Informacji i Udostępniania Zasobu. To do tej komórki kierowane są zapytania dotyczące konkretnych akt, możliwości ich oglądania oraz warunków sporządzania kopii.

Przewodnik i formularze

Archiwum udostępnia szczegółowy przewodnik po samodzielnym wyszukiwaniu dokumentacji pracowniczej, który znajdziesz na stronie warszawa.ap.gov.pl w sekcji poświęconej oddziałowi w Milanówku. Przewodnik wyjaśnia m.in. jak zidentyfikować zakład pracy, jakie dane są niezbędne do wniosku oraz jak interpretować wyniki kwerendy.

Dostępne są również gotowe wzory pism i formularze wniosków — korzystanie z nich przyspiesza formalności i minimalizuje ryzyko zwrotu wniosku do uzupełnienia.

Struktura zasobu archiwalnego

Zasób oddziału w Milanówku to łącznie 37 382 mb przechowywanej dokumentacji, z czego:

• 21 980 mb — materiały archiwalne (akta osobowe, płacowe, ewidencyjne)
• 3 979 mb — dokumentacja pracownicza przejęta na postanowienia sądowe
• 10 598 mb — dokumentacja pracownicza przejęta na zasadach komercyjnych
• 825 mb — akta znajdujące się w depozycie

Dokumentacja pochodzi z likwidowanych przedsiębiorstw państwowych, spółdzielni, zakładów pracy z sektora prywatnego oraz innych jednostek, które utraciły zdolność do samodzielnego przechowywania akt.

FAQ

1. Jak napisać wniosek do archiwum o wydanie zaświadczenia o zarobkach? Wniosek powinien zawierać dane osobowe wnioskodawcy, okres zatrudnienia, nazwę zakładu pracy oraz cel wydania zaświadczenia. Skorzystaj z dostępnych wzorów pism na stronie archiwum — zminimalizuje to ryzyko formalnych uwag.

2. Jak uzyskać świadectwo pracy z archiwum? Złóż pisemny wniosek zawierający dane identyfikacyjne pracownika, okres zatrudnienia i nazwę pracodawcy. Świadectwo pracy wydawane jest na podstawie zachowanej dokumentacji — jeśli akta nie zachowały się w całości, archiwum wystawi zaświadczenie o braku możliwości wydania pełnego dokumentu.

3. Jak napisać podanie o wydanie dokumentów z archiwum? Podanie musi precyzyjnie określać zakres żądanych dokumentów (np. konkretne lata, rodzaje akt). Im dokładniejszy opis, tym szybsza realizacja. Dołącz kserokopię dokumentu tożsamości oraz — w przypadku wniosków w imieniu osoby trzeciej — pełnomocnictwo.

4. Jak długo czeka się na dokumenty z archiwum? Standardowy czas oczekiwania to około 12 miesięcy. Wnioski dotyczące rent rodzinnych (z kserokopią aktu zgonu) oraz rent chorobowych (z orzeczeniem ZUS lub dokumentacją medyczną) realizowane są poza kolejnością.

5. Czy mogę sprawdzić telefonicznie, czy archiwum posiada dokumenty mojego pracodawcy? Telefonicznie uzyskasz informację wyłącznie w sprawach dwóch wskazanych zakładów pracy. W pozostałych przypadkach musisz złożyć wniosek pisemny lub skorzystać z przewodnika do samodzielnego wyszukiwania.

6. Czy archiwum udostępnia dokumenty w formie skanów? Tak, na wniosek można uzyskać skany lub kopie dokumentów. Szczegółowe warunki i ewentualne opłaty określa regulamin archiwum — aktualne stawki znajdziesz na stronie warszawa.ap.gov.pl.

Materiał źródłowy stanowiła strona warszawa.ap.gov.pl. Dane mogą się zmieniać; pamiętaj, warto sprawdzić je na oficjalnej stronie.